Otwarty konkurs ofert na wykonanie zadań publicznych

OGŁOSZENIE
Burmistrz Miasta i Gminy Bolesławiec

Ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych w roku 2024 w zakresie zadań wymienionych w cz. I. ogłoszenia dla organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie działających na rzecz mieszkańców Gminy Bolesławiec.
Zlecenie realizacji zadania odbędzie się w formie wsparcia realizacji zdania publicznego.
Celem konkursu jest poprawa jakości życia poprzez pełniejsze zaspakajanie potrzeb społecznych mieszkańców Gminy Bolesławiec.  

I. Rodzaj zadania publicznego zgłaszanego do otwartego konkursu ofert:

• Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej, wśród dzieci, młodzieży
  i dorosłych poprzez np.:
  a. organizowanie zajęć i szkoleń sportowych, obozów, zawodów, rajdów, turniejów i innych aktywności sportowych,
  b. organizowanie imprez sportowych i rekreacyjnych o charakterze gminnym jako form propagowania kultury fizycznej i zdrowego trybu życia,
  c. udział w rozgrywkach prowadzonych przez uprawnione podmioty, a także przez uczestnictwo w lokalnych, regionalnych, ogólnopolskich imprezach sportowych;
  d. inicjowanie i stymulowanie aktywności fizycznej w społeczeństwie lokalnym, w szczególności wśród rodzin, seniorów, dzieci, młodzieży, osób nie aktywnych sportowo, społecznie i zawodowo.

• Upowszechnianie działań w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego poprzez np.:
  a. wspieranie działań na rzecz kultywowania tradycji narodowych
  i regionalnych,
  b. organizowanie przedsięwzięć / wydarzeń kulturalnych i edukacyjnych oraz konkursów, olimpiad, wystaw dla mieszkańców Gminy,
  c.wspieranie edukacji kulturalnej i artystycznej dzieci i młodzieży,
  d. organizowanie obchodów ważnych wydarzeń historycznych,

1. Celem głównym realizacji zadania jest poprawa jakości życia poprzez pełniejsze zaspakajanie potrzeb społecznych mieszkańców gminy.
2. Oczekiwane rezultaty zadania:
   a) zapewnienie mieszkańcom gminy dostępu do zajęć sportowych i aktywnego spędzania czasu wolnego;- preferowany sposób pomiaru: listy uczestników zajęć lub dzienniki zajęć;
   b) organizowanie przedsięwzięć/ wydarzeń kulturalnych i edukacyjnych- preferowany sposób pomiaru: ilość wydarzeń, zdjęcia;
   c) rozszerzenie aktywności oferty wypoczynku dla dzieci, młodzieży;- preferowany sposób pomiaru: listy uczestników, zdjęcia, ilość zajęć.
3. Podmioty ubiegające się o dofinansowanie zadań mogą wskazać rezultaty inne niż określone w ust. 3 pod warunkiem, że przyczynią się do realizacji celu określonego w ust.2.

II. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania:

W roku 2024 Gmina Bolesławiec na realizację zadań:
a. z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej, przeznacza kwotę w wysokości: 60 000,00 zł.
b. z zakresu kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego, przeznacza kwotę w wysokości:  60 000,00 zł.

III. Zasady przyznawania dotacji na realizację zadań:

1. Niniejszy tryb postępowania opracowany został w oparciu o przepisy ustawy
   z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
   (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 571.) oraz Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 2057).
2. W konkursie ofert mogą brać udział organizacje pozarządowe oraz podmioty określone w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które łącznie spełniają następujące warunki:
   a. zamierzają realizować zadania na rzecz mieszkańców Gminy Bolesławiec,
   b. prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem,
   c. dysponują odpowiednimi zasobami kadrowymi,
   d. przedstawią poprawnie wypełnioną ofertę na stosownym formularzu wraz z wymaganymi załącznikami (wzór formularza oferty stanowi załącznik do niniejszego ogłoszenia):

- kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem aktualnego wyciągu z właściwego rejestru lub ewidencji /pobrany samodzielnie wydruk komputerowy aktualnych informacji o podmiocie wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego.

- aktualny statut oferenta z potwierdzeniem jego zgodności z oryginałem

3. Podmioty wnioskujące o przyznanie dotacji na realizację zadania zobowiązane są przedłożyć ofertę wykonania zadania, zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
4. W ofercie obowiązkowo należy wypełnić w całości rubryki w dziale III, pkt 5 i 6 wraz z dodatkowymi informacjami dotyczącymi rezultatów realizacji zadania.
5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane (zostaną odesłane bez otwarcia).
6. Ofertę należy przygotować na formularzu wraz z wymaganymi załącznikami: (wzór formularza oferty stanowi załącznik do niniejszego ogłoszenia).
   a. aktualny odpis z rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących (dotyczy organizacji, które nie są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym);
   b. kopię statutu organizacji potwierdzającą działalność w sferze pożytku, której dotyczy konkurs, potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji;
   c. w przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę niż wynikający z KRS lub innego właściwego rejestru, dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta(-ów). Odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależne od tego, kiedy został wydany;
7. Oferent może złożyć maksymalnie jedna ofertę na każdy z poniższych zakresów:
   a. Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej, wśród dzieci, młodzieży
   i dorosłych;
   b. Upowszechnianie działań w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury
   i dziedzictwa narodowego;
8. W przypadku, gdy organizacja składa kilka ofert, każda z nich powinna być złożona w odrębnej kopercie z odrębnym kompletem załączników
9. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji lub z przyznaniem dotacji w oczekiwanej wysokości.
10. Wydatki zaplanowane w ramach oferty muszą mieć ścisły merytorycznie związek z realizowanym zadaniem. Zakupu towarów / usług oraz zaciąganie wszelkich zobowiązań finansowych dotyczących realizacji zadania należy dokonywać wyłącznie w trakcie realizacji zadania.
11. Środki finansowe przyznane w ramach dotacji nie mogą być przeznaczone na finansowanie:
    a) prac remontowych,
    b) budowy lub zakupu budynków, lokali gruntów,
    c) działalności gospodarczej, politycznej,
    d) kar, mandatów oraz odsetek z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań,
    e) zobowiązań powstałych przed datą zawarcia umowy,
    f) utrzymania boiska (np. koszenie boiska),
    g) obsługi administracyjnej podmiotu w wysokości przekraczającej 5% wnioskowanej dotacji związane z obsługą i administracją realizowanego zadania, które związane są z wykonaniem działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym, w tym obsługa finansowa i prawna projektu,
    h) usług i dostaw świadczonych przez członków organizacji pozarządowej określonej w umowie jako zleceniobiorca oraz członków ich rodzin z wyłączeniem usług o charakterze instruktarzu (np. prowadzenie szkoleń, treningów) prowadzonych przez wykwalifikowanego w tym kierunku instruktora/trenera czyli członka organizacji posiadającego np. ważną licencję trenera. Wynagrodzenie za takie usługi nie może przekraczać 30% kwoty przyznanej dotacji.
    i) innych nie związanych z realizacją zadań.

12.W związku z realizacją zadania w formie wsparcia, przynajmniej 10% zaplanowanych kosztów realizacji zadania powinno stanowić wkład oferenta,
w tym: wkład własny finansowy minimum 7% może pochodzić z wkładu własnego finansowego i/lub świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania. Natomiast wkład niefinansowy minimalny 3%,  powinien stanowić wkład osobowy i/lub  rzeczowy.

13.Poprzez pojęcie niefinansowego wkładu własnego osobowego (wolontariat) należy rozumieć odpowiadające świadczeniu pracy na rzecz realizowanego zadnia, udokumentowane, ochotnicze i bez wynagrodzenia, świadczenie członka organizacji lub wolontariusza.

14.W przypadku wyboru dwóch lub więcej ofert dotyczących realizacji tego samego zadania, środki przeznaczone przez Gminę na realizację tego zadania zostaną podzielone pomiędzy oferentów.

15.Podmiot zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 11 lipca 1994r. o rachunkowości w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

16.W przypadku przyznania niższej niż wnioskowana kwota dotacji, oferent zobowiązany jest do przedłożenia aktualizacji oferty zadania. Przyznanie mniejszej kwoty dotacji i zmiana zakresu realizacji zadania nie może naruszać istoty zadania przedstawionego w ofercie. Oferent w przypadku otrzymania niższej niż wnioskowana kwota dotacji może zrezygnować z realizacji zadania. Rezygnacja wymaga formy pisemnej.

17.Jeżeli w wyniku realizacji zadania ulegnie zmniejszeniu wartość zadania, odpowiedniemu zmniejszeniu ulega wysokość dotacji z zachowaniem udziału procentowego dotacji w całkowitych kosztach zadania. Jeśli zaś ulegnie zwiększeniu wartość zadania, wysokość dotacji pozostaje bez zmian.

18.Dwie lub więcej organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art.3 ust.3, działające wspólnie mogą złożyć  ofertę wspólną.

Oferta wspólna wskazuje:
a. jakie działania w ramach realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art.3 ust.3. ustawy,
b. sposób reprezentacji podmiotów działających wspólnie wobec organu administracji publicznej.

Podmioty składające wspólną ofertę na realizacje zadania publicznego musi wiązać umowa, określająca zakres ich świadczeń składających się na realizacje zadania publicznego. Kopię takiej umowy należy dołączyć do składanej wspólnie oferty. Umowę o wspólnej realizacji zadań załącza się do umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.

19. W przypadku wyboru oferty, szczegółowe i ostateczne warunki realizacji, finansowania i rozliczania zadania reguluje umowa zawarta pomiędzy oferentem
    a Gminą. Ramowy wzór umowy stanowi załącznik do niniejszego ogłoszenia.
20. Kontrola prawidłowości wykonania zadania, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych, może być przeprowadzona w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu. Zasady kontroli oraz konsekwencje w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji zadania zostaną określone w umowie.
21. Przygotowanie oferty następuje na koszt oferenta. Na oferencie/ organizatorze spoczywa obowiązek uzyskania wszelkich niezbędnych zezwoleń, ubezpieczeń
    i uprawnień.
22. Warunkiem uzyskania dotacji przez oferenta jest również prawidłowe rozliczenie się z dotacji otrzymanych od Gminy w latach poprzednich.
23. W ramach niniejszego konkursu niedozwolone jest podwójne finansowanie. Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie całkowite
    lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych- krajowych
    lub wspólnotowych.
24. Dotacja może być przekazana jednorazowo lub w transzach.

IV. Termin i warunki realizacji zadania

1.Podmiot wnioskujący o dofinansowanie określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadania. Data rozpoczęcia zadania nie może być datą sprzed dnia podpisania umowy, a data zakończenia zadania nie może przekraczać daty 31 grudnia 2024 roku. Szczegółowe warunki realizacji zadania określone będą w umowie.

2.Podmiot ubiegający się o dofinansowanie w przypadku wyłonienia jego oferty podpisuje z Gminą umowę.

3.Podpisując umowę podmiot ubiegający się o dofinansowanie zobowiązuje się realizować zadanie zgodnie ze złożoną ofertą, zawartą umową oraz obowiązującymi przepisami prawa.

4.W trakcie realizacji zadań, w ramach prowadzonego nadzoru merytorycznego zwraca się szczególną uwagę na:
a) stopień realizacji zadania
b) efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania,
c) prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania
d) prowadzenie dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem określonych
w przepisach prawnych i postanowieniach umowy.

5. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane przesunięcia w zakresie poszczególnych pozycji kosztorysów działania oraz pomiędzy działaniami. Zmiany powyżej 20% wartości wydatku oraz utworzenia nowej pozycji kosztorysu wymagają uprzedniej pisemnej zgody Burmistrza Miasta i Gminy. Po uzyskaniu zgody ze strony gminy na wprowadzenie zmian oferent zobligowany jest przedstawić zaktualizowaną kalkulację kosztów oferty. Powyższe zmiany wymagają aneksu do umowy.
6. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w zakresie sposobu i terminu jego realizacji o ile nie zmieniają istoty zadania publicznego. Zmiany te należy ująć w sprawozdaniu końcowym (cz. I pkt.2) wraz z stosownym uzasadnieniem przyczyn zmian.
7. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w zakresie przyjętych rezultatów zadania publicznego. Zadanie uznaje się za zrealizowane jeżeli oferent zrealizuje 80% założonych w ogłoszeniu rezultatów.
8. Oferent, realizując zadanie, zobowiązany jest do stosowania przepisów prawa w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, oraz wydanych na jego postawie przepisach z zakresu ochrony danych osobowych oraz ustawy o finansach publicznych. Administratorem danych jest oferent.
9. Przy realizacji zadań publicznych oferent zobowiązany jest do zapewnienia dostępności zgodnie z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2240). W przypadku odbiorców zadania publicznego ze szczególnymi potrzebami (w rozumieniu art.2 ust.3 ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami) oferent zobowiązany jest do zapewnienia warunków umożliwiających im swobodne uczestnictwo w realizowanym zadaniu z uwzględnieniem rodzaju, zakresu oraz stopnia ograniczenia funkcjonowania, zgodnie z art. 6 w/w ustawy.
10. Oferent zobowiązany jest do złożenia sprawozdania z wykonania zadania publicznego w ciągu 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania na formularzu stanowiącym złącznik do niniejszego ogłoszenia.

V.Termin i miejsce składania ofert:

1.Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami (o ile dotyczą oferenta) należy składać
w formie papierowej w zamkniętych kopertach opatrzonych pieczęcią firmową Oferenta z dopiskiem „Otwarty Konkurs Ofert na realizację zadania publicznego
w zakresie:................................................. (wpisać zakres oferty określony
w ogłoszeniu konkursowym, np.: „wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej”), w sekretariacie Urzędu Miasta i Gminy w Bolesławcu ul. Rynek 1, 98-430 Bolesławiec –
w terminie do dnia 14.02.2024 r. do godz. 14:00 osobiście lub za pośrednictwem poczty.

2.O terminie złożenia oferty decyduje data wpływu. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę w konkursie. W przypadku ofert nadesłanych pocztą lub przesyłką kurierską o przyjęciu wniosku decyduje data wpływu do urzędu.

3.Złożona oferta musi być opatrzona pieczęcią firmową wnioskodawcy i czytelnymi podpisami osób upoważnionych do podejmowania decyzji w imieniu wnioskodawcy (czytelny podpis tzn. własnoręczny czytelny podpis zawierający imię i nazwisko lub pieczęć imienną z podpisem / parafką).

VI. Tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru oferty oraz termin dokonania wyboru oferty:

1.Oceny złożonych ofert dokona Komisja Konkursowa.
2.Skład oraz regulamin pracy Komisji Konkursowej ustala Burmistrz Miasta i Gminy odrębnym zarządzeniem.
3.Komisja konkursowa rozpocznie pracę w dniu 15.02.2024r. i będzie rozpatrywać złożone oferty w następującym trybie:
3.1.Otwarcie ofert - sporządzenie zbiorczego zestawienia złożonych ofert,
3.2. kryteria/ ocena pod względem formalnym:

a. oferta została złożona w terminie,
b. oferta jest kompletna (wszystkie wymagane pola zostały wypełnione) i została złożony na odpowiednim formularzu,
c. oferta zawiera wymagane załączniki,
d. oferta została złożona przez wymagane podmioty i podpisana przez osoby do tego upoważnione zgodnie z zapisami statutu / KRS oferenta,
e. oferta wpisuje się w termin i zakres zadania ogłoszonego w konkursie,
f. okres realizacji oferty jest zgodny z terminem określonym w ogłoszeniu konkursowym.

Oferta na etapie oceny formalnej oceniana będzie według kryterium „spełnia” bądź „nie spełnia”.

Oferta, która nie zawiera podpisu osoby uprawnionej do złożenia oferty lub oferta, do której nie załączono jednego załącznika, może zostać uzupełniona w wyniku wezwania oferenta przez Komisję do uzupełnienia oferty w terminie 3 dni roboczych od dnia zawiadomienia.

3.3.kryteria/ ocena pod względem merytorycznym:

a.możliwości realizacji zadania przez oferenta;
b. kalkulacja kosztów realizacji zadania poprzez analizę poszczególnych kosztów realizacji zadania publicznego;
c. jakości wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których oferent będzie realizował zadanie publiczne;
d. uwzględnienie środków finansowych własnych lub środków pochodzących
z innych źródeł na realizację zadania publicznego;
e. uwzględnienie wkładu rzeczowego, osobowego, w tym świadczeń wolontariuszy i pracy społecznej członków organizacji;
f. realizacja zleconych zadań publicznych realizowanych w poprzednich latach pod względem rzetelności, terminowości oraz sposobu rozliczania otrzymanych środków.

1. Maksymalna ilość punktów 170. Oferta spełnia wymagania w minimalnym zakresie jeżeli uzyska 80 punktów.
2. Komisja konkursowa ma możliwość wglądu do dokumentów dotyczących rozliczenia dotacji przez oferentów, udzielonych im przez Gminę Bolesławiec w latach poprzedzających obecny konkurs.
3. W toku pracy Komisja Konkursowa może żądać od oferenta dodatkowych wyjaśnień dotyczących złożonej oferty, także dostarczenia dodatkowych dokumentów potwierdzających dane i informacje przekazane przez oferenta ubiegającego się o realizację zadania publicznego.
4. Po dokonaniu przez Komisję oceny ofert i podliczeniu punktacji, zostanie sporządzony protokół z przebiegu pracy komisji. Prace komisji będą trwać nie dłużej niż 14 dni roboczych od dnia otwarcia ofert. Protokół zostanie przekazany bez zbędnej zwłoki do zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta i Gminy Bolesławiec.
5. Ostateczną decyzję o przyznaniu dotacji podejmuje Burmistrz Miasta i Gminy biorąc pod uwagę ocenę oferty dokonaną przez Komisję Konkursową oraz wysokość środków finansowych, przeznaczonych na realizację zadania w terminie 14 dni roboczych od zakończenia prac Komisji Konkursowej.
6. Konkurs jest ważny również wtedy, gdy do konkursu zostanie zgłoszona jedna oferta.
7. Informacja o wyniku konkursu zostanie podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Bolesławiec, na stronie internetowej Gminy Bolesławiec oraz na tablicy ogłoszeń przed siedzibą Urzędu Miasta i Gminy w Bolesławiec.
8. Od decyzji Burmistrza w sprawie wyboru ofert i udzielenia dotacji oraz ich wysokości nie przysługuje żaden tryb odwoławczy.
9. Oferty wraz z załącznikami nie będą zwracane Oferentom.
10. Burmistrz Miasta i Gminy Bolesławiec zastrzega sobie możliwość przesunięcia terminu składania ofert, zmiany terminu zakończenia postępowania konkursowego, odwołania konkursu, pozostawienia go bez rozpatrzenia i podania przyczyny.
11. Szczegółowe informacje na temat otwartego konkursu ofert uzyskać można w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Bolesławiec lub pod nr tel. 62 7836722

VII. Informacja o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku 2023:

1. z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej, przeznacza kwotę w wysokości: 40 000,00 zł.

2. z zakresu kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego, przeznacza kwotę w wysokości:  34 700,00 zł.

----
Załączono poprawny plik "Ogłoszenie" ze względu na błąd wynikający z treści załącznika. 
---
Zmianie uległ rok składania ofert oraz pracy komisji.
---

Załączniki:

1. Wzór oferty.
2. Ramowy wzór umowy.
3. Wzór sprawozdania.
4. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.
5. Zarządzenie
6. Ogłoszenie -pdf