Urząd Stanu Cywilnego

Zakres działalności Urzędu Stanu Cywilnego

Zasady rejestracji stanu cywilnego określa ustawa z dnia 29 września 1986r- Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. nr 36 poz. 180 z późn.zm.) oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998r w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokółów (Dz.U.nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Wskazana ustawa reguluje sprawy związane z rejestracją urodzeń, małżeństw oraz zgonów, a także sprawy dotyczące innych zdarzeń, które mają wpływ na stan cywilny osób.

Ponadto sprawy związane z zawieraniem małżeństw, pokrewieństwem, przysposobieniem, opieką i kuratelą, reguluje ustawa z dnia 25 lutego 1964 r kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. nr 9 poz. 59 z późn. zm.).

Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub jego zastępca w formie aktu stanu cywilnego, decyzji i postanowień.

---

ZWIĄZEK MAŁŻEŃSKI

Małżeństwo może być zawarte przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego wybranym przez osoby zamierzające wstąpić w związek małżeński, a także w obecności duchownego Kościoła lub innego związku wyznaniowego.

Nie może zawrzeć małżeństwa osoba, nie mająca ukończonych lat osiemnastu. Jednakże z ważnych powodów sąd opiekuńczy może zezwolić na zawarcie małżeństwa kobiecie, która ukończyła lat szesnaście.

Osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo są obowiązane przedstawić kierownikowi urzędu stanu cywilnego miejsca zamieszkania jednej z osób zamierzających zawrzeć małżeństwo:

1. dokument stwierdzający tożsamość oraz złożyć odpis skrócony aktu urodzenia, a także dowód ustania lub unieważnienia małżeństwa, jeżeli pozostawała poprzednio w związku małżeńskim,
2. złożyć pisemne zapewnienie, że nie wie o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,
3. złożyć zezwolenie na zawarcie małżeństwa, jeżeli tego wymagają przepisy kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.

Cudzoziemiec zamierzający zawrzeć małżeństwo jest obowiązany złożyć kierownikowi urzędu stanu cywilnego dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo. Na wniosek cudzoziemca sąd może go zwolnić od złożenia takiego dokumentu, jeżeli otrzymanie dokumentu jest utrudnione.

Małżeństwo przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego nie może być zawarte przed upływem miesiąca od dnia, kiedy osoby, które zamierzają je zawrzeć, złożyły kierownikowi urzędu stanu cywilnego pisemne zapewnienie, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa. Jednakże kierownik urzędu stanu cywilnego może zezwolić na zawarcie małżeństwa przed upływem tego terminu, jeżeli przemawiają za tym ważne względy.

Osobom zamierzającym zawrzeć małżeństwo przed duchownym kościoła lub innego związku wyznaniowego, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Zaświadczenie traci moc po upływie trzech miesięcy od dnia jego wydania. Wydając zaświadczenie kierownik urzędu stanu cywilnego informuje strony o dalszych czynnościach koniecznych do zawarcia małżeństwa.

Po sporządzeniu aktu małżeństwa kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje 3 bezpłatne egzemplarze odpisu skróconego tego aktu.

---

AKT URODZENIA

Urodzenie dziecka należy zgłosić w ciągu 14 dni w urzędzie stanu cywilnego właściwym ze względu na miejsce urodzenia dziecka.

Akt urodzenia sporządza się na podstawie zaświadczenia wystawionego przez lekarza lub zakład służby zdrowia. Do zgłoszenia urodzenia dziecka są obowiązani w kolejności:

1. ojciec
2. lekarz lub położna albo inna osoba obecna przy porodzie,
3. matka, jeżeli jej stan zdrowia na to pozwala

Jeżeli urodzenie dziecka nastąpiło w szpitalu lub innym zakładzie, do zgłoszenia urodzenia jest obowiązany szpital lub zakład.

Osoba zgłaszająca urodzenie dziecka, którego rodzice pozostają w związku małżeńskim, przedstawia odpis skrócony aktu małżeństwa.

Jeżeli dziecko nie pochodzi z małżeństwa, może być za zgodą matki uznane przez ojca przed sporządzeniem aktu urodzenia, przy sporządzaniu aktu urodzenia lub po sporządzeniu tego aktu.

Uznanie dziecka może nastąpić przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego albo przed sądem opiekuńczym, a za granicą przed polskim konsulem, jeżeli uznanie dotyczy dziecka, którego rodzice są obywatelami polskimi.

Uznanie dziecka nie może nastąpić po jego śmierci.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia przyjęcia oświadczenia o wyborze dla dziecka więcej niż dwóch imion, imienia ośmieszającego, nieprzyzwoitego, w formie zdrobniałej oraz imienia nie pozwalającego odróżnić płci dziecka.

Rodzice mogą w ciągu 6 miesięcy od daty sporządzenia aktu urodzenia złożyć kierownikowi urzędu stanu cywilnego pisemne oświadczenie o zmianie imienia (imion) dziecka wpisanego do aktu w chwili jego sporządzenia.

Po sporządzeniu aktu urodzenia, kierownik urzędu stanu cywilnego, wydaje osobie zgłaszającej urodzenie, odpisy skrócone aktu urodzenia w liczbie 3 egzemplarzy wolne od opłaty skarbowej.

---

AKT ZGONU

Zgon osoby należy zgłosić najpóźniej w ciągu 3 dni od dnia zgonu. Do zgłoszenia zgonu są obowiązani w kolejności:

1. małżonek lub dzieci zmarłego,
2. najbliżsi krewni lub powinowaci,
3. osoby zamieszkałe w lokalu, w którym nastąpił zgon,
4. osoby, które były obecne przy zgonie lub naocznie się o nim przekonały,
5. administrator domu w którym nastąpił zgon.

Jeżeli zgon nastąpił w szpitalu lub innym zakładzie, do zgłoszenia zgonu jest obowiązany szpital lub zakład.

Akt zgonu sporządza się na podstawie karty zgonu wystawionej przez lekarza lub zakład służby zdrowia.

Osoba zgłaszająca zgon jest obowiązana zwrócić dowód osobisty zmarłego. Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje osobie zgłaszającej zgon 3 bezpłatne egzemplarze odpisu skróconego aktu zgonu.

---

Zasady wyrabiania dowodów osobistych na 22-09-2004

Dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość osoby oraz poświadczającym obywatelstwo polskie. Osoba będąca obywatelem polskim i zamieszkała w Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązana posiadać dowód osobisty:

• od ukończenia 18 roku życia,
• od ukończenia 15 roku życia, jeżeli pozostaje w stosunku pracy lub nie zamieszkuje wspólnie z osobami, pod których władzą rodzicielską lub opieką się znajduje, albo nie pozostaje pod władzą rodzicielską lub opieką. Od 1 maja 2004 r., na uzasadniony wniosek rodziców lub opiekunów, dowód osobisty może być wydawany osobie, która nie ukończyła 13 roku życia.

Osoba będąca obywatelem polskim ma prawo otrzymać dowód osobisty od ukończenia 13 roku życia.

REGULACJA PRAWNA

Wydawanie dowodów osobistych reguluje ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r o ewidencji ludności i dowodach osobistych - tekst jednolity (Dz.U. z 1984 r Nr 32 poz. 174 z późń. zm., z 1989 r. Nr 35, poz. 192, z 1990 r. Nr 34, poz.198, z 1997 r. Nr 113, poz. 733 i z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 2001 Nr 43, poz.476), rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz.U. Nr 112, poz.1182 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2000 roku w sprawie opłat za wydanie dowodu osobistego (Dz.U. Nr 105, poz.1110).

Jakie informacje zawarte są w dowodzie osobistym?

Dowód osobisty ma formę spersonalizowanej karty identyfikacyjnej o wymiarach 54 x 85 mm, wykonanej z tworzywa sztucznego, zawierającej dane osobowo-adresowe, zdjęcie i podpis posiadacza, trzyliterową serię i sześciocyfrowy numer dowodu osobistego, nazwę organu wydającego dowód osobisty, datę wydania i termin ważności oraz elementy zabezpieczające dokument przed podrobieniem i fałszowaniem.

UWAGA! Wzór dowodu osobistego jest zgodny z oryginałem jedynie pod względem formatu i kolorystyki. Wszelkie zapisy umieszczone na wzorze są przypadkowe.

W dowodzie osobistym zamieszcza się:

• nazwisko i imię (imiona) oraz imiona rodziców i nazwisko rodowe,
• datę i miejsce urodzenia,
• adres miejsca zameldowania na pobyt stały, a w razie jego braku zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad dwa miesiące;
• w przypadku braku zameldowania na pobyt stały albo pobyt czasowy trwający ponad dwa miesiące, danych o adresie nie zamieszcza się,
• płeć, wzrost w centymetrach i kolor oczu,
• numer ewidencyjny Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL),
• nazwę organu wydającego, datę wydania oraz termin ważności dowodu osobistego,
• dowód osobisty zawiera również zdjęcie i podpis jego posiadacza, a także dane przeznaczone do odczytania maszynowego.

Jak uzyskać dowód osobisty?

Dowód osobisty wydaje właściwy ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały organ gminy: wójt, burmistrz lub prezydent miasta, a w razie braku miejsca zameldowania na pobyt stały - organ gminy ostatniego miejsca pobytu stałego tej osoby. Jeśli nie można ustalić właściwości miejscowej organu w sposób wskazany wyżej, dowód osobisty wydaje organ gminy właściwy dla obszaru dzielnicy Śródmieście w m.st. Warszawie.

W celu otrzymania dowodu należy osobiście złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego. Osoba małoletnia składa wniosek w obecności jej przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego.

Wniosek można składać za pośrednictwem organu gminy właściwego ze względu na miejsce pobytu czasowego wnioskodawcy, jeżeli jego złożenie we właściwym organie gminy nie jest możliwe.

Do wniosku załącza się:

• dwie aktualne, wyraźne fotografie o wymiarach 45x35 mm, przedstawiające osobę bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami w taki sposób, aby ukazywały głowę w pozycji lewego pół profilu i z widocznym lewym uchem, z zachowaniem równomiernego oświetlenia twarzy. Jednakże osoba z wrodzonymi lub nabytymi wadami narządu wzroku może załączyć do wniosku fotografie przedstawiające osobę w okularach z ciemnymi szkłami, a osoba nosząca nakrycie głowy zgodnie z zasadami swojego wyznania - fotografie przedstawiające osobę z nakryciem głowy. Dokumentem poświadczającym uprawnienie do załączania fotografii przedstawiających osobę w okularach z ciemnymi szkłami jest orzeczenie o niepełnosprawności osoby do 16 roku życia lub orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, która ukończyła 16 lat, z powodu wrodzonej lub nabytej wady narządu wzroku, wydane zgodnie z przepisami o orzekaniu o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności. Dokumentem poświadczającym uprawnienie do załączania fotografii przedstawiającej osobę w nakryciu głowy jest zaświadczenie o przynależności do wspólnoty wyznaniowej;
• dowód uiszczenia opłaty za wydanie dowodu osobistego;
• odpis skrócony aktu urodzenia - w przypadku osób, które nie wstąpiły w związek małżeński;
• odpis skrócony aktu małżeństwa wraz z adnotacją o aktualnie używanym nazwisku.

Przy wymianie dowodu osobistego, jeżeli dane zawarte w dowodzie osobistym nie uległy zmianie, a w dokumentacji dowodowej znajdują się odpisy akt stanu cywilnego wnioskodawcy ponowne złożenie odpisów skróconych aktów stanu cywilnego nie jest wymagane;

• na żądanie organu - poświadczenie obywatelstwa polskiego lub inny dokument potwierdzający posiadanie polskiego obywatelstwa, jeżeli dane zawarte w dokumentach budzą wątpliwość co do obywatelstwa osoby.

- Dowód osobisty odbiera się osobiście. Przy odbiorze dowodu osobistego, cudzoziemiec, który nabył obywatelstwo polskie zwraca kartę stałego pobytu lub kartę czasowego pobytu.

Na jaki czas wydaje się dowód osobisty?

Dowód osobisty jest ważny 10 lat od daty jego wydania. Dowód osobisty wydany osobie, która nie ukończyła 18 roku życia, jest ważny 5 lat od daty jego wydania.

Dowód osobisty wydany osobie, która ukończyła 65 rok życia, jest ważny na czas nie oznaczony, jeżeli osoba ta zwróciła się o wydanie dowodu osobistego z takim terminem ważności.

Ile kosztuje wydanie dowodu osobistego?

Dowód osobisty wydaje się po uiszczeniu należnej opłaty stanowiącej równowartość kosztów jego wydania. Za wydanie dowodu osobistego pobiera się opłatę w wysokości 30 zł.

Nie pobiera się opłaty za wydanie dowodu osobistego od osób:

• ubiegających się o wymianę dowodu osobistego z powodu jego wady technicznej lub sporządzonego niezgodnie z danymi zawartymi we wniosku,
• zobowiązanych do wymiany dowodu osobistego z powodu administracyjnej zmiany nazwy miejscowości, nazwy ulicy lub numeru domu,
• które utraciły dowód osobisty w wyniku klęsk żywiołowych,
• przebywających w domach opieki społecznej lub korzystających z pomocy społecznej w formie zasiłków stałych,
• małoletnich przebywających w domach dziecka.

Opłatę za wydanie dowodu osobistego wpłaca się do kasy właściwego urzędu gminy wydającego dowód osobisty lub na rachunek bankowy tego urzędu.

Kiedy dowód osobisty podlega wymianie?

Posiadacz dowodu osobistego ma obowiązek wymienić ten dokument w razie:

• zmiany danych, które zamieszcza się w dowodzie osobistym,
• uszkodzenia dowodu osobistego lub zaistnienia innej okoliczności utrudniającej ustalenie tożsamości osoby,
• upływu terminu ważności dowodu osobistego.

Osoba, która utraciła dowód osobisty, jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić o tym najbliższy organ gminy. Organ ten wydaje zaświadczenie o utracie dowodu osobistego, ważne do czasu wydania nowego dokumentu.

W razie znalezienia własnego dowodu osobistego, zgłoszonego jako utracony, należy niezwłocznie zawiadomić o tym organ gminy, któremu złożono wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego, jeżeli w miejsce zgłoszonego jako utracony nie został jeszcze wydany nowy dokument.

Dowód osobisty podlega obowiązkowi zwrotu w razie:

• utraty obywatelstwa polskiego; osoba która je utraciła, zwraca niezwłocznie dowód osobisty organowi gminy właściwemu ze względu na miejsce jego wydania albo właściwej ze względu na miejsce pobytu polskiej placówce konsularnej.
• zgonu posiadacza dowodu osobistego; obowiązek zwrotu dowodu osobistego ciąży w tym przypadku na osobach obowiązanych do zgłoszenia zgonu stosownie do przepisów prawa o aktach stanu cywilnego.

Kiedy należy wymienić dowód osobisty wydany przed dniem 1 stycznia 2001?

Według ustawy zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz ustawy o działalności gospodarczej (Dz. U. z dnia 5 listopada 2002 r.) wprowadza się obowiązek wymiany dowodów osobistych wydanych przed dniem 1 stycznia 2001 r. w następujących terminach:

1. od dnia 1 stycznia 2003 r. do dnia 31 grudnia 2003 r. - wydanych w latach 1962-1972,
2. od dnia 1 stycznia 2004 r. do dnia 31 grudnia 2004 r. - wydanych w latach 1973-1980,
3. od dnia 1 stycznia 2005 r. do dnia 31 grudnia 2005 r. - wydanych w latach 1981-1991,
4. od dnia 1 stycznia 2006 r. do dnia 31 grudnia 2006 r. - wydanych w latach 1992-1995,
5. od dnia 1 stycznia 2007 r. do dnia 31 grudnia 2007 r. - wydanych w latach 1996-2000.

Przy wymianie dowodów osobistych, o których mowa w ust. 2, stosuje się tryb postępowania określony w sprawach wydawania tych dokumentów.

UWAGA!

Posiadacz dowodu osobistego jest obowiązany okazywać ten dokument uprawnionym organom i instytucjom.